Die 6 Möglichkeiten, wie Sie Ihre geschäftlichen E-Mails sabotieren und wie Sie sie beheben können

Wenn es um die Kommunikation am Arbeitsplatz geht, ist E-Mail immer noch das A und O. Laut einer Umfrage von Statista aus dem Jahr 2022 erhält der durchschnittliche Büroangestellte täglich mehr als 30 E-Mails im Vergleich zu 20 Chatnachrichten, 13 Textnachrichten und 12 Einzelgesprächen. Die Zahlen können in Ihrem Unternehmen variieren, aber es besteht kein Zweifel, dass effektive E-Mails für den Erfolg der Geschäftskommunikation von entscheidender Bedeutung sind.

Aber hier ist das Problem: Auch wenn E-Mails seit mehr als einem Vierteljahrhundert eine große Rolle in unserem täglichen Arbeitsleben spielen, wiederholen die meisten Berufstätigen die gleichen E-Mail-Fehler, die sie seit ihrem ersten Job gemacht haben – wenn nicht sogar lähmend Sabotage, ihre Fähigkeit, entscheidende Ideen zu vermitteln.

Schauen wir uns sechs dieser E-Mail-Fehler und einfache Möglichkeiten an, sie zu beheben.

Wenn Sie jeden Morgen Ihren E-Mail-Posteingang öffnen, treffen Sie bei jeder E-Mail, die Sie sehen, sofort eine von drei Entscheidungen: Öffnen Sie sie jetzt, öffnen Sie sie später oder löschen Sie sie. Der einzige Anhaltspunkt, der Ihnen bei dieser Entscheidung hilft, ist eine kurze, klare Betreffzeile.

Doch obwohl Betreffzeilen ein wichtiger Bestandteil von E-Mails sind, liefern die meisten Absender zu wenig Informationen, als dass der Empfänger eine fundierte Entscheidung treffen könnte. Oder noch schlimmer: Schreiben Sie Betreffzeilen, die völlig irreführend sind.

Bedenken Sie den Mangel an Klarheit in diesen Beispielen für Betreffzeilen, Versionen davon haben Sie wahrscheinlich gesehen ... und gesendet:

Fügen Sie vor dem Betreff einen Hinweis in Großbuchstaben ein, der den Empfänger sofort auf den Kontext oder erforderliche Schritte aufmerksam macht.

Hier ein paar Beispiele:

Betrachten Sie die Betreffzeile immer aus der Sicht des Empfängers (nicht aus Ihrer Perspektive als Verfasser) und stellen Sie sich eine Frage: Verfügt mein Empfänger über genügend Informationen, um dieser E-Mail die richtige Priorität zu geben?

Seien Sie so spezifisch – und so spärlich – wie möglich, und denken Sie daran, dass Ihr Hauptziel darin besteht, dass sie antworten und nicht nur lesen.

Scheuen Sie sich schließlich nicht davor, die Betreffzeile eines Threads zu ändern, wenn diese Ihrem Kommunikationszweck nicht mehr dient. Wenn Sie nur ein paar Worte aus dem Thread einfügen, werden Ihre Empfänger den Zusammenhang verstehen. Noch wichtiger ist, dass sie neue wichtige Informationen sofort sehen.

Stellen Sie sich vor, jemand kommt im Büroflur auf Sie zu und sagt:

„Du musst dir das ansehen.“

Stellen Sie sich das nun so vor:

„Hallo Belinda, kannst du dir das ansehen?“

Das erste Beispiel ist kurz. Der zweite ist höflich.

Die gleiche Dynamik tritt auch bei E-Mails auf, auch wenn die Auswirkungen unbewusst sind. Eine Begrüßung mag verschwenderisch wirken, wirkt aber herzlich und menschlich. E-Mails ohne Anrede wirken kalt und klinisch.

Beginnen Sie mit „Hallo, [Name]“ oder „Hallo, [Name]“, auch in Antworten.

Wenn Sie sich an eine Gruppe von Menschen wenden, schreiben Sie „Hallo, Team“ oder „Hallo, alle zusammen“ (aber niemals „Hallo Leute“, da dies eine geschlechtsspezifische Voreingenommenheit zum Ausdruck bringt).

Natürlich wird Ihnen niemand vorwerfen, dass Sie am Anfang einer E-Mail nicht „Hallo“ gesagt haben. Aber die Leute werden eher bereit sein, auf Ihre E-Mail zu antworten, wenn diese mit einer freundlichen Begrüßung beginnt, aus dem gleichen Grund, aus dem sie positiv auf jede herzliche Begrüßung reagieren.

Die Leute, die Ihre E-Mail öffnen, möchten keine Novelle oder lange Absätze sehen. Sie möchten Ihre E-Mail überhaupt nicht lesen – sie möchten sie scannen und schnell wichtige Punkte und Handlungsschritte extrahieren.

Aber um Ihre E-Mails scannbar zu machen, geht es nicht nur darum, Wörter wahllos auszuschneiden; Es geht darum, Raum und Kugeln effizient zu nutzen.

Beschränken Sie Ihre Absätze in der Regel auf drei Sätze oder weniger, einschließlich Absätzen mit einem Satz. Dieses Punkt-für-Punkt-Format erleichtert die Verarbeitung Ihrer E-Mail und hilft Ihnen, Ihre Ideen klar und prägnant zu formulieren. (Beachten Sie, dass alle Absätze in diesem Artikel dieser Regel folgen.)

Es ist auch hilfreich, alle bis auf die notwendigsten Wörter zu streichen, insbesondere nutzlose Adjektive wie „großartig“, „ausgezeichnet“ und „sehr gut“.

Um den Text zur besseren Lesbarkeit weiter aufzuteilen, verwenden Sie Aufzählungszeichen, wenn Sie drei oder mehr Gründe, Beispiele oder Schritte nennen. Aufzählungszeichen erleichtern das schnelle Scannen, da keine vollständigen Sätze, Satzzeichen und Konjunktionen erforderlich sind. Stellen Sie einfach sicher, dass Sie die richtigen Aufzählungszeichen verwenden:

Die meisten E-Mails sollen Gespräche aufrechterhalten und nicht beenden. Das Weglassen eines Aktionsschritts am Ende einer E-Mail erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass keine Aktion ausgeführt wird, auch wenn eine Aufgabe impliziert ist.

Geben Sie einen nächsten Schritt und einen Beauftragten an, unabhängig davon, ob es sich bei dieser Person um Sie oder eine andere Person handelt. Diese Einbindung gibt der E-Mail Schwung und löst eine Reaktion aus.

Beispiele:

Zusätzlich zur Begrüßung freuen sich Menschen über Dankbarkeit und Anerkennung. Auch wenn einem Empfänger das Fehlen eines Dankesgefühls vielleicht nicht auffällt, wird er es sicherlich zu schätzen wissen, dass Sie eines mitbringen.

Beenden Sie Ihre E-Mail mit einem deutlichen Ausdruck Ihrer Wertschätzung, der über das bloße „Danke“ hinausgeht und deutlich macht, wofür Sie sich bedanken.

Beispiele:

Handlungsschritte sind wichtig, aber je mehr Anfragen Sie in einer E-Mail an eine Person richten, desto wahrscheinlicher ist es, dass einige davon ignoriert werden. Dies führt dazu, dass die Leute wichtige Schritte verpassen und Sie in die unangenehme Lage geraten, eine weitere E-Mail zu versenden.

Wenn Sie viele Fragen stellen, werden einige beantwortet. Wenn Sie nur ein paar Fragen stellen, werden die meisten beantwortet. Wenn Sie nur eine Frage stellen, werden alle beantwortet.

Versuchen Sie, sich auf eine große Frage oder Bitte per E-Mail zu konzentrieren. Wenn Sie mehrere Fragen haben, sollten Sie diese mit Aufzählungszeichen, Farben oder Fettdruck versehen, damit sie nicht übersehen werden.

Viel zu viele Leute denken, dass die E-Mail-Kommunikation endet, wenn Sie auf „Senden“ klicken. Die Wahrheit ist, dass hier die Aktion beginnt. Wie ein Pitcher in der Major League, der einen Baseball wirft, wird der Erfolg nicht daran gemessen, wie die Lieferung beginnt, sondern daran, wie sie empfangen wird.

Wenn Sie dieses Ziel beim Verfassen Ihrer E-Mail im Hinterkopf behalten – von der Betreffzeile bis zum abschließenden Aktionsschritt – erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit, dass Ihr Empfänger genau weiß, was als nächstes zu tun ist.

Möchten Sie Ihre Kommunikationsfähigkeiten am Arbeitsplatz weiter verbessern? Finden Sie heraus, warum bei der Kommunikation am Arbeitsplatz mehr weniger ist.

Über den Autor

Joel Schwartzberg ist Senior Director für strategische und geschäftsführende Kommunikation bei einer großen amerikanischen gemeinnützigen Organisation und hat Präsentationsworkshops für Kunden wie American Express, Blue Cross Blue Shield, State Farm Insurance, das Brennan Center for Justice und Comedy Central geleitet. Der Autor von „The Language of Leadership: How to Engage and Inspire Your Team and Get to the Point!“ Schärfen Sie Ihre Botschaft und machen Sie Ihren Worten Bedeutung. Außerdem schreibt er regelmäßig für Harvard Business Review, Fast Company, Toastmaster Magazine und Inc.com.